برنامه ريزي و كنترل پروژه


شرح وظایف افراد و واحدهای مختلف پروژه EPC

شرح وظایف مدیر پروژه

 

1-     مطالعه و تهیه Scope کار پروژه ارجاع شده

2-     تهیه برنامه کلی پروژه با همکاری برنامه‌ریزی و تعیین منابع لازم جهت انجام پروژه

3-     تهیه بودجه و پیش‌بینی هزینه‌های پروژه و اخذ تائید هیات عامل با همکاری برنامه‌ریزی

4-   تهیه منشور پروژه که موافقتنامه ای به منظور شفاف سازی و مشخص کردن عوامل مهم و حیاتی در اجرای پروژه بر اساس قرارداد با کارفرما می باشد.

5-     ارجاع کار به واحدهای مجری پروژه مانند E ، P و C طبق برنامه‌های تهیه شده

6-      پیگیری انجام کارها از نظر کمی و کیفی در واحدهای مختلف

7-     تائید کلیه اسناد فنی و اسناد مالی پروژه و تهیه حیطه اختیارات واحدهای مرتبط

8-     تامین و سازماندهی نفرات لازم برای اجراء پروژه و شرح وظایف نفرات

9-     تهیه فرم حدود اختیارات نفرات کلیدی پروژه

10-  پیگیری مکاتبات با کارفرما، صورت‌وضعیتهای ارسالی به کارفرما و  رسیدگی نهایی به  صورت‌وضعیتهای پیمانکاران

11-  پیگیری عملیات اجرایی، ساخت و خرید و ...  و تهیه گزارشات لازمه برای هیات عامل

12-  انجام تمهیدات لازم جهت بهینه ‌سازی قیمتها و روشهای اجرای پروژه جهت هرچه بهتر انجام شدن پروژه و توجیه هیات عامل

13-   رسیدگی به استخدام نیروهای اجرایی لازم برای پروژه

14-  اخذ نقطه تظرات کارفرما و هیات عامل و اعمال آن در پروژه‌

15-   تائید مدارک خریدها و سفارشات پروژه

16-    تحویل قسمتهای اجراء شده پروژه و انتقال به مرحله بعدی تا پایان کار راه‌اندازی

 

 

 

وظایف سرپرست کارگاه

 

1-      انجام وظایف اجرایی زیرنظر مدیر پروژه و زمانبندی پروژه

2-     انجام مکاتبات لازم با کارفرما و نظارت

3-     مدیریت بر عملیات پیمانکاران از طریق سرپرست  فنی و اجرایی

4-     بررسی و رفع مشکلات فنی پروژه با همکاری دفتر فنی پروژه

5-     رسیدگی کامل به مسایل بهداشت و ایمنی صنعتی و آموزش در سایت

6-      تامین مواد و متریال مورد نیاز

7-     دریافت گزارشات مالی ماهیانه از واحد مالی سایت درخصوص هزینه های سایت و پیش بینی بودجه مورد نیاز و ارائه به مدیر پروژه

8-     نظارت بر چگونگی تامین و  انبارش و مصرف کالا در سایت

9-     بررسی و تایید گزارشات روزانه ، هفتگی و ماهیانه تهیه شده توسط برنامه ریزی و کنترل پروژه

10-   تهیه مقادیر و مدارک لازم جهت ارائه به مدیر پروژه برای تهیه صورت ‌وضعیت برای کارفرما

11-  تهیه گزارشات کمی و کیفی و صورت‌جلسات و صورت ‌مجالس لازم

شرح فعالیتهای برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه

 

1-      تهیه برنامه زمانبندی کلی پروژه‌ با توجه به موارد قرارداد

2-     تعیین حدود برنامه‌های فرعی مربوط به طراحی، تدارکات و امور اجرایی پروژه با توجه به برنامه کلی پروژه

3-    کنترل برنامه‌های زیرپروژه‌ با استفاده از گزارشات مسئولین برنامه‌ریزی واحدهای ذیربط

4-     تعیین بودجه پروژه‌  و مقایسه با هزینه‌های انجام شده

5-    تهیه گزارشات پیشرفت فیزیکی و هزینه‌ای پروژه‌ جهت مدیریت پروژه و نظارت و کارفرما

6-     جمع آوری اطلاعات برای تهیه صورتوضعیتها جهت ارائه به  کارفرما با توجه به عملیات انجام شده

 

شرح وظایف تامین

 

1-     شناسایی پیمانکاران خرید و ساخت و اعلام به مدیر پروژه

2-     انجام مناقصات

3-     عقد قرارداد با پیمانکاران خرید و ساخت با هماهنگی امور قراردادها با تایید مدیر پروژه

4-     بازرسی بر حسن انجام خرید و ساخت در مقاطع مختلف از طریق مشاورین و نظارت

5-     هدایت هزینه های تامین بر اساس مقدار نقدینگی و رضایت پیمانکاران و تامین کنندگان

6-       انجام خریدهای داخلی و خارجی و ساخت با تایید مدیر پروژه

7-     ارائه سایر خدمات فنی به واحدهای اجرایی مانند حمل‌و‌نقل تجهیزات ، بیمه، ترخیص کالا و ...

8-     برنامه‌ریزی جزئی خریدها و ساختها مطابق برنامه‌های اصلی امور برنامه‌ریزی

9-     ارائه گزارشات پیشرفت هفتگی و ماهیانه از  فعالیتهای خرید و ساخت به برنامه ریزی

10- تهیه گزارشات مالی ماهیانه از پرداختهای انجام شده و پیش رو به پیمانکاران و پیش بینی بودجه مورد نیاز و ارائه به مسئول مالی اداری و مدیر پروژه

11- ارزیابی ‌های اولیه و دوره‌ای از سازندگان و فروشندگان کالا و خدمات

12- Packing List ، حمل، بسته‌بندی، ترخیص، بیمه، بارگیری ، تخلیه و ...

13-  ارائه خدمات ساخت داخلی برای جایگزینی خریداری خارجی در مقاطع مختلف پروژه‌ با تایید مدیر پروژه

14-  ایجاد بانک اطلاعاتی سازندگان و فروشندگان

15-  تهیه بانک اطلاعاتی قیمتها و اخذ بودجه‌های لازم برای خریدهای پروژه‌

16-   انجام کلیه اموری که ماهیت تامین دارند و در بهینه سازی روند پروژه موثر واقع می گردند

17-  مدیریت در تامین تجهیزات اصلی در سایت

18- انجام عملیات مهندسی شامل طراحی ، برآورد احجام و تفکیک عملیات ساخت و خرید

19- تهیه لیست خریدهای مستقیم پروژه که بعد از خرید ، بسته بندی و به سایت ارسال خواهند گردید.

 

 

 

 

شرح وظایف دفتر فنی پروژه

 

با توجه به این که کلیه کارهای انجام شده در کارگاه در قالب پیمان و توافقات انجام شده بین کارفرما و دستگاه نظارت صورت می پذیرد و ارائه و پردازش و جمع آوری مستندات کارهای انجام پذیرفته در پروژه جهت تنظیم اسناد وصول مطالبات بخش مهمی از مراحل اجرای یک پروژه می باشد لذا این وظیفه بر عهده دفتر فنی کارگاه می باشد که بخشی از وظایف آن عبارت خواهد بود از:

 

1-     مطالعه اسناد فنی اعم از نقشه و فهرست مقادیر پیمان و استخراج کمبودها و موارد متناقض

2-     استخراج فهرست مقادیر کارهای انجام شده

3-     رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران جزء و کنترل مقادیر و حجم عملیات اجرایی انجام شده

4-     تنظیم صورتجلسات کارهای انجام شده و تغییر یافته

5-     پیگیری دستورکارها و اخذ تاییدیه های مربوطه

6-      تهیه مستندات اعم از دستورکار و آنالیز بها و روش اجرای کارهای جدید ابلاغ شده خارج از پیمان

7-     استخراج پیشرفت فیزیکی روزانه ، هفتگی و ماهانه

8-     تهیه و تنظیم صورت وضعیت ها به صورت ماهانه

9-     تهیه و تنظیم صورت وضعیت تعدیل

10- در صورت تحویل مقطعی قسمتهایی از پروژه تنظیم اسناد مربوطه جهت تحویل موقت بخشهای مربوطه

11- استخراج موارد مربوط به تناقضات حین اجرای کار و تاخیرات پرداختی کارفرما و عدم تطابق با بخشنامه ها و مستندات قانونی  جهت ارجاع به مدیریت پروژه

شرح وظایف سرپرست فنی و اجرائی

 

1-     نظارت بر پیمانکاران ساخت و نصب و رفع مشکلات فنی آنان

2-      اخذ برنامه های اجرائی از برنامه ریزی و کنترل پروژه

3-      توزیع برنامه به واحدهای اجرائی ( پیمانکاران/ گروههای امانی )

4-      مطالعه برنامه و پیش بینی و هماهنگی جهت تأمین منابع مورد نیاز قبل از شروع هر کار

5-      تهیه چک لیستهای مناسب جهت دستور کارهای برنامه و تکمیل آنها

6-       انجام نظارت فیزیکی روزانه بر امور در دست انجام در سایت

7-      برگزاری جلسات داخلی با مجریان ( پیمانکاران/ گروههای امانی ) جهت مسائل برنامه و مشکلات اجرائی

8-      جمع آوری اطلاعات لازم برای  گزارشات روزانه ، هفتگی و ماهیانه  مرتبط با واحد کنترل پروژه

9-      کنترل صورت وضعیتهای پیمانکاران

10-  تهیه گزارشات لازم از منابع مصرف شده در مورد کارهای اضافی

11-  رسیدگی و پاسخگوئی به مکاتبات فنی مرتبط با حوزه اجرا

12-  حضور در جلسات با کارفرما و نیز تهیه گزارشات مرتبط با امور برنامه و کنترل پروژه

13-  اعلام وضعیت تغییرات لازم الاجرا در برنامه زمانبندی

14-  تهیه گزارشات هفتگی از وضعیت پیمانکاران و مشکلات و راهکارها و اعلام به سرپرست کارگاه

15-  ایجاد هماهنگی بین گروههای اجرائی فعال در جبهه های کاری از نظر تأمین منابع و امور ایمنی و بهداشت و آموزش

16-   رسیدگی به امور حراستی و ایمنی هماهنگ با مسئولین مربوطه

17-  ارتباط و هماهنگی با دفتر فنی جهت امور مربوط به اجرا و تأمین مواد و مدارک

18-  هماهنگی با QC جهت تسریع و پیشبرد تکمیل مدارک فعالیتهای انجام شده

19-  هماهنگی با نظارت جهت اخذ مجوزهای لازم انجام کار

20-  هماهنگی با انبار بمنظور تدارک و تأمین بموقع مصالح مورد نیاز

21-  هماهنگی کامل در امور طراحی ، ساخت و نصب و اجرا با دفتر فنی

شرح وظایف مسئول ایمنی و بهداشت و آموزش

الف)ایمنی

 

1-     کلیه کارگران  باید مجهز به کلاه و کفش ایمنی بوده و همچنین درصورتی که شرایط و نوع کار اقتضاء نماید سایر وسایل حفاظت  فردی از قبیل دستکش، ماسک، کمربند و طناب نجات و غیره مطابق ضوابط آئین نامه مربوط باید در اختیار کارگران قرار داده شود .

2-      کلیه معابر،پلکانها، سطوح شیب دار،باز شوها، پرتگاهها و بطور کلی تمام نقاطی که احتمال خطر سقوط افراد را در بر دارند، باید بوسیله نرده و پوشش های موقت و مناسب حفاظت گردند .

3-      در لبه سطوح شیب دار باید موانع مناسب و کافی جهت جلوگیری  از سقوط کارگر و یا ابزار کارپیش بینی شود .

4-      قالب بتن باید قبل از بتن ریزی  بازدید و  نسبت به استحکام آن اطمینان حاصل شود  تا  در موقع بتن ریزی قالب بکار برده  شود.

5-      در موقع  برداشتن قالب بتن باید احتیاط های لازم به منظور حفاظت کارگران ازخطر احتمالی سقوط بتن یا قالب بکار برده شود.

6-       دستگاه های بتن ساز  باید  دارای ضامن  باشد تا  در هنگام تمیز  کردن دستگاه  را قفل و  از حرکت  اتفاقی  آن جلوگیری کند.

7-      برای بالا بردن تیرهای  آهن باید از  کابل یا طناب های محکم  استفاده شود و  برای جلوگیری  از خمش بیش از حد کابل باید از چوب یا وسیله مشابه دیگری دربین تیر آهن و کابل قرار داده شود و از زنجیر برای بالا بردن تیر آهن استفاده شود.

8-      در موقع نصب ستون ها یا  تیرهای  آهن قبل از  جداکردن  نگهدارنده تیر آهن  باید حداقل نصف  تعداد پیچ و مهره ها را بسته یا جوشکاری لازم انجام شده باشد .

9-      خرپاها باید بوسیله نگهدارنده بر روی پایه  قرار گیرد و  پس از نصب مهارهای لازم و اطمینان کامل از پایدار بودن آن از نگهدارنده جدا شود .

10-  قبل از نصب تیر آهن دیگر ، تیر آهن زیرین باید صد در صد پیچ و مهره و یا جوشکاری شده باشد .

11-  در مواردی که ستون های آهن روی هم  قرار می گیرند نباید بیش از  1 طبقه ستون  بدون جوشکاری و اتصالات لازم روی ستون زیرین قرار داده شود .

12-  تیرهای آهن و ستون ها باید بلافاصله پس از نصب از نظر اطمینان به انجام صحیح و کامل بازدید شود .

13-  در موقع بارندگی شدید و وزش بادهای سخت و یخبندان باید از نصب و بر پاداشتن تیرهای فلزی خودداری شود .

14-  جوشکاری الکتریکی  بوسیله داربست های آویزان که با کابل نگهدازی میشود مجاز نیست .

15-  کابل های دستگاههای جوشکاری الکتریکی باید دارای روپوش عایق مطمئن و بدون زدگی باشد .

16-   از گذاردن بار و تکیه دادن داربست بکارهای بنایی که  بطور کامل ملات آن سفت  نشده باشد باید  جلوگیری بعمل آید .

17-  در موقعی که کارهای بنایی در طبقات  زیر انجام میگیرد ،هنگام نصب و بر پا داشتن تیر آهن و  کارهای بتونی و نصب سنگ در طبقات باید سقف و یا پوشش مناسبی بین آنها قرار داده شود تا از سقوط مصالح از طبقات بالا بر روی کارگران جلوگیری گردد.

18-  بالا بردن آسفالت یا قیر داغ بوسیله کارگر و نردبان ممنوع است .

19-  ظرف  محتوی قیر داغ نباید  در محوطه  بسته نگهداری  شود  مگر آنکه  قسمتی از محوطه  باز بوده  و تهویه بطور کامل و کافی انجام گیرد .

20-  شعله های باز، مشعل،کبریت مشتعل و وسایل مشابه نباید در مجاورت دهانه های مجاری فاضلاب، خطوط اصلی گاز و  مجاری مشابه قرار داده شود .

21-  کارگران را نباید به بالا بردن و پائین آوردن بار و ابزار کار محکم یا سنگین به وسیله نردبان وادار کرد .

22-  برای گرم کردن بشکه های محتوی قیر باید ترتیبی اتخاذ گردد که ابتدا قسمت فوقانی قیر در طرف ذوب شود و  از حرارت  دادن و تابش شعله به قسمت های زیرین ظرف قیر در ابتدای کار جلوگیری بعمل آید .

23-  تهیه گزارش در خصوص اجرا یا عدم اجرای موارد مذکور در بندهای فوق بر حسب مورد و ارسال آن به سرپرست کارگاه .

24-  تهیه گزارش حادثه در صورت وقوع حادثه و تکمیل فرم گزارش حادثه حداکثر 24 ساعت پس از وقوع حادثه و ارسال آن به سرپرست کارگاه

25-   تهیـه گـزارش مـاهانه به پیــوست کلیه فرمهای بازدیـد ماهانه ایمنـی و فرم گـزارش حادثه در پایان هر ماه و ارسال آن به سرپرست کارگاه

26-  در موقع انجام کارهای اجرایی که ضریب خطر آنها بالا است ، حضور فیزیکی مسئول ایمنی الزامی است

27- موارد آموزشی چون ماهیت بهداشتی و ایمنی دارند به عهده مسئول ایمنی می باشد

 

ب)بهداشت

 

1-      شناسایی خطرات ، ارزیابی و کنترل ریسک ها به همراه روش اجرایی آن

2-      پیش بینی هزینه های بهداشتی پروژه حداکثر یک ماه پس از شروع بکار و ارسال آن برای سرپرست کارگاه

3-       تعیین مشکلات بهداشتی که با روشهای آموزشی قابل کنترل است ، تدوین برنامه اجرایی ، (حداکثر یک ماه پس از شروع به کار) ، اجرای برنامه مدون شده در طول سال و ارائه نتایج اثر بخشی  

4-      طراحی و تهیه یک بروشور آموزشی با موضوع  بهداشت حرفه  ای و تکثیر و توزیع آن بین کارگران .

5-      تدوین فرایند وسایل حفاظت فردی به گونه ای که موارد زیر در آن رعایت گردد :                                  لیست وسایل مورد نیاز ، تعداد کارگران مشمول استفاده ، تعداد مورد نیاز در پروژه ، نحوه آموزش، برنامه نظارتی

6-       تدوین روش اجرایی آمادگی ومدیریت واکنش در مواقع اضطراری  

7-      تهیه دستورالعمل های بهداشتی برای هر یک از مشاغل و فرایند های کاری ، تصویب آن در کارگاه ، ابلاغ آن برای اجرا و ارزشیابی نتایج آن .

8-      بازدید هفتگی از محیط کار و تهیه گزارش کتبی و اعلام به سرپرست کارگاه

9-      بررسی و ارزشیابی برنامه های اجرا شده و تعیین میزان نیل به خط مشی و اهداف تدوین شده .

وظایف مسئول مالی اداری

 

1)      دریافت برنامه ها ، خط مشی ها و دستور کار از مدیر پروژه

2)      تقسیم کار و تعیین وظایف و مسئولیتها و اختیارات قسمتهای مختلف امور مالی و نظارت بر حسن انجام وظایف و امور محوله به آنها و انجام تغییرات و جابجائی در مواقع ضروری بمنظور ایجاد تسهیلات لازم و تسریع در انجام عملیات مالی

3)      مشارکت در تعیین خط مشی و سیاستهای مالی پروژه و نظارت بر اجرای آن و همکاری در تهیه و تنظیم دستورالعملهای لازم جهت اجرای قوانین و مقررات و همچنین مصوبات مالی و خط مشی های تعیین شده از طرف هیات عامل و مدیر پروژه

4)       نظارت مستمر بر انجام عملیات مالی در قسمتهای مختلف بمنظور حصول اطمینان از صحت انجام عملیات و رعایت ضوابط و مقررات تعیین شده و رفع نواقص و مشکلات موجود و آموزش کارکنان جهت افزایش سطح مهارت آنان

5)       ایجاد هماهنگی بین فعالیتهای قسمتهای مختلف امور مالی ، برقراری توازن و رابطه منطقی با سایر قسمتهای پروژه بمنظور جلوگیری از تراکم ، تاخیر و رکود کارها

6)       نظارت ، تهیه و تنظیم ترازنامه ، حسابهای سود و زیان (صورتهای مالی) و سایر گزارشات مالی پروژه و پیوست های مربوط و همکاری لازم با حسابرسان در مواقع ضروری طبق روشهای تعیین شده

7)       برنامه ریزی جهت تخصیص منابع مالی بمنظور پرداخت هزینه های جاری و سرمایه ای و بدهی ها و نظارت بر استفاده صحیح از منابع مالی

8)       مذاکره با مراجع بانکی جهت دریافت اعتبار با توجه به نیازهای مالی پروژه

9)       تهیه و تنظیم گزارشات و اطلاعات مالی خواسته شده توسط مدیر پروژه و هیات عامل  طبق دستورالعمل و ضوابط تعیین شده و تایید نامه ها و اسناد و گزارشات مالی و ارسال آن به قسمتهای مربوط

10)    اجرای طرحها و نظامهای مختلف مالی طبق روشها و ضوابط تعیین شده و بررسی و کنترل نتایج حاصله بمنظور حصول اطمینان از مطابقت نتایج حاصله با اهداف و خط مشی های مالی مصوب

11)   امضاء مکاتبات و احکام و اسناد مالی طبق ضوابط شرکت و اختیارات تفویض شده

12)   مشارکت در تهیه و تنظیم بودجه پروژه براساس پیش بینی ها و تغییرات احتمالی

13)   شرکت در جلسات رسیدگی به بودجه و ارائه گزارشهای توجیهی لازم جهت تصمیم گیری و تصویب بودجه

14)   نظارت بر تهیه و تایید نهایی اظهارنامه مالیاتی و سایر گزارشات مالی و شرکت در جلسات مربوط بمنظور رسیدگی به عملکرد مالی و انجام اقدامات لازم جهت توجیه عملیات مالی انجام شده

15)   نظارت بر رعایت قوانین و مقررات جاری مملکت در تنظیم اسناد و مدارک و انجام عملیات مالی پروژه

16)   نظارت ، کنترل و پیگیری در امر دریافت مطالبات ، ثبت دفاتر و نگهداری مدارک و اسناد حسابداری

17)   نظارت بر اجرای سیستمهای مالی از قبیل سیستم حقوق و دستمزد ، سیستم بودجه ، قیمت تمام شده و سایر دستورالعملهای مالی و بررسی و ارائه پیشنهادهای ضروری در جهت بهبود آنها

18)   تهیه گزارشات جامع و توجیهی از عملیات انجام شده در قسمتهای مختلف امور مالی برای ارائه به مدیر پروژه

19)   نظارت بر حفظ و نگهداری اوراق بهادار و اسناد تعهد آور شرکت در صندوق

20)   نظارت بر انجام بایگانی صحیح مکاتبات ، مدارک و اسناد حسابداری و مالی

21)   جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات لازم در مورد امکانات مالی مشارکت بمنظور بهره گیری بیشتر از امکانات بالقوه در جهت سوددهی بیشتر پروژه

22)   بررسی و نظارت بر انجام حضور و غیاب پرسنل تحت سرپرستی و رسیدگی به سایر امور مربوط به آنان

23)   محاسبه و پرداخت حقوق و مزایا و صدور فیش حقوقی ماهیانه کارکنان تحت پوشش و واریز به حساب بانکی و کنترل صدور اسناد حسابداری مربوطه .

24)   نظارت بر تهیه ، تنظیم لیست های حقوق و دستمزد ، مزایا و کسورات قانونی ، هزینه های سفر و ماموریت و غیره مربوط به کارکنان تحت پوشش و تهیه اسناد ومدارک ضروری در این زمینه

25)   نظارت مالی  بر تهیه سفارشات خرید و تدارکات شرکت و تشریفات مقرر بر اساس آئین نامه ها و دستورالعملهای داخلی و رسیدگی و کنترل موجودیهای انبار و حسابداری انبارها و کاردکس

26)   ارزیابی افراد تحت سرپرستی از نظر کارائی ، خلاقیت ، انضباط و ........... در مقاطع مختلف و تشویق و تنبیه بموقع آنان

27)   بررسی و نظارت بر تعیین ، سفارش و یا درخواست بموقع نیازمندیهای واحد تحت سرپرستی

28)   نظارت بر رعایت نظم و اصول و مقررات واحد مربوطه

 

 

 

 

 


®Zahedi , PMP